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贺波-爱者独语

熟读胸中自有,多写笔下生花;博观而约取,厚积而薄发;会当凌绝顶,一览众山小!

 
 
 
 
 

日志

 
 

要想提高工作效率,请拒绝做这 7 种事  

2014-07-27 13:05:39|  分类: 职场管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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忙未必就说明你有生产力。要想有生产力,更多的是要管理好你的精力而不是时间。要经营好你的生活。我们需要学会花费最小的精力得到最大的收益。不干以下 7 件事,我把每周的工作时间从 80 小时缩短到了 40 小时,但是完成的工作却多了很多。

1、不加班效率高

要想提高工作效率,请拒绝做这 7 种事 - 贺波 - 贺波-爱者独语
每周 5 天,每天 8 小时的工作制是福特在 1926 年的发现。实验表明,把每天工作时间从 10 小时降至 8 小时,每周工作时间从 6 天降至 5 天后,生产力反而提升了。

1980 年由商业圆桌会议发布的《建筑项目的加班效应》指出,无论从短期还是长期来看,工作越多,效率和生产力都会下降:

“若每周工作时间超过 60 小时的情况持续超过两个月,生产力下降的累积效应将导致完工日期推迟,而同样的人数每周只工作 40 小时甚至还会更早完工。”

美国军方研究表明,“每天少睡 1 小时持续一周会导致相当于 0.1 血醇水平的认知退化”。

《睡眠的秘密世界》指出:

“熬夜之后无论白天你干得有多好,情绪不会太高。更重要的是前瞻性思考和行动的意愿、对冲动的抑制、乐观程度、同理心、情商等也会下降。”

所以保证充足的睡眠对于维持高水平的生产力十分重要。

很多名人的经验是白天多小睡。达芬奇、拿破仑、爱迪生、罗斯福夫人、吉恩?奥特里、肯尼迪、洛克菲勒、丘吉尔、林顿?约翰逊、里根等都有小睡的习惯。


2、不要老说“好的”

要想提高工作效率,请拒绝做这 7 种事 - 贺波 - 贺波-爱者独语

根据 20/80 原理(帕累托原理),20% 的努力创造出 80% 的结果;但反过来 20% 的结果消耗了 80% 的努力。因此我们应该把精力集中在能产出 80% 结果的事情上,然后放弃其他的事情。如此就能把更多的时间集中在最重要的任务上。我们应该对低产出甚至无结果的任务停止说“yes”。

成功人士和非常成功人士的区别在于后者几乎对所有事情说“不”

                                                                         ——巴菲特

这就引出一个问题:我们该对哪些事情说“yes”,对哪些事情说“no”呢?如果想不出哪些事情值得花时间,不妨来个简单的分离测试。跟踪自己所做的一切事情然后尽可能优化。

我们中的大多数往往都说了太多的“yes”,因为这比拒绝要容易得多。没人想当坏人。

2012 年的消费者杂志发表了一项研究,研究人员把 120 人分成了 2 组。一组人训练成说“我不能(I cant)”,另一组则说“我不(I dont)”。结果很有趣:

告诉自己“我不能吃 X”的学生在 61% 的时间内选择了吃巧克力糖,而告诉自己“我不吃 X”的只在 36% 的时间里抵挡不住诱惑。在说法上作这么简单的一个变化就能显著改善健康食品的选择。

所以,下次需要避免说 yes 的时候,直接说“我不”。

另一个避免不必要活动的技巧是 20 秒规则:对于不应该做的事情多给自己 20 秒的时间考虑。


3、不要事必躬亲

我曾经管理过一个非常大的社区,试图一个人做完所有事情,最后发现我干不了。我筋疲力尽,最后社区接管了自我管理的工作。令人惊奇的是大家做得比我还好。我因而领悟到了社区的力量。

我们必须意识到,在需要的时候可以去寻求帮助,这一点很重要。让做得更好的人接管你的一些工作对你来说更好。这可以让你花更多的时间在自己最重要的任务上。不要把时间浪费在自己解决问题上,让专家帮助你。

很多时候,哪怕朋友不能帮你,他们的陪伴也能让你更有生产力。

 

4、不要完美主义

达尔豪斯大学的心理学教授 Simon Sherry 的完美主义与生产力研究发现,完美主义是生产力的绊脚石:

完美主义者完成任务需要花费更多的时间

完美主义者因此等待完美时刻而耽搁。就商业而言,如果你等到了完美时刻时间已经太迟。

完美主义往往因为一叶障目而不见泰山,因为过于关注小事情而错失了大场面。

 最好的完美时刻就是现在。


5、不要做重复工

根据 Tethys Solution 的一项研究,一支 5 人团队,如果把 3%20%25%30% 70% 时间花在重复性工作上,经过 2 个月的生产力强化(引入自动化软件)后,时间相应降至 3%10%15%15% 10%

现在只要我需要重复做一件事情 5 次以上,我就会要求自己找个程序来替我做。不会编程没关系,如果不懂开发,那就去买程序。

人们往往不记得时间就是金钱。他们手工做的原因通常是因为这么做比较容易,不需要研究。处理 30 张图片似乎没有问题,但是如果是 30000 张呢?你只能靠软件去处理了。记住,你需要花钱去挣钱,而时间是你最有价值的商品。

 

6、决策不靠猜测

如果网站可以 SEO,那么生活也能。不要靠胡乱猜测做决定,要用数据支持你的决策。

不同领域有许多研究可供参考。比方说,你是否知道下午 4 点的时候人最容易分心?这是宾州大学助理教授 Robert Matchock 领导的一项研究。哪怕你找不到需要的数据,进行分离测试也不需要话太多的时间。

要不断问问自己,你打算如何去衡量和优化自己所做的一切事情?


7、不要老是工作

大多数人没有意识到,如果我们过于专注在某件事情上,就会画地为牢,跳不出框框。时不时从工作中脱身出来独处一下非常重要。按照《孤独的力量》的说法,独处的时间对于大脑和精神很有益处:

哈佛研究表明,如果某人相信自己正在独自体验某件事情时,其记忆会更持久更精确。另一项研究表明,一定时间的独处可令人更具同理心。尽管没人会质疑早期过多的孤僻生活是不健康的,但一定时间的独处可令青少年改善情绪提高成绩。

给反省留点时间很重要。当我们不去寻找解决方案时,后者却往往不期而至。

当然,我们不能一夜之间就能变得更有生产力。跟生活中的每一件事情一样,这也需要努力。守株待兔是等不到变化的。我们都需要多了解自己的身体,找到精力分配的最佳方式,这样才能拥有更成功更幸福的生活。

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贺波

20091030

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